Buchungssystem für die Verwaltung von Führungen und Veranstaltungen
Das Buchungssystem als zentrale Informationsquelle für Veranstaltungen, Führungen und Guides verarbeitet alle relevanten Daten aus unterschiedlichen Systemen in Echtzeit. Das KHM beschleunigt damit wesentlich seine Prozesse und verbessert den Service für Kunden.
Museumsverband Kunsthistorisches Museum
Die bisher eingesetzte Insel-Lösung stiess aufgrund der stetig ansteigenden Anzahl an Gruppenbuchungen sowie der fehlenden Anbindung an ihre Grenzen. Etliche Prozesse, etwa bereits bestätigte Buchungen wurden bisher ausgedruckt und manuell zum Abgleich an der Kassa eingegeben. Diese Abläufe sollten mittels technischer Integration einer Echtzeit-Schnittstelle an Dynamics NAV und das Kassensystem (Syncore) automatisiert werden. Ziel war es, mit einem neu strukturierten Buchungssystem eine zentrale Informationsquelle für Führungen, Veranstaltungen und Personal-Ressourcen anzubieten. Die neue Plattform sollte die Usability verbessern, eine höhere Performance bieten, zusätzliche Funktionalitäten und deutlich mehr Inhalte als die bestehende Lösung verarbeiten.
- Ablöse des Legacy Systems mit einer individuell erstellten Online-Lösung
- Integration/Anbindung an bestehendes ERP-System
- Umsetzung und Betrieb
- Support, Training und Dokumentation
- Business Produkte werden im bestehenden Navision / Dynamics NAV System angelegt, das System bezieht die gelisteten Produkte und deren verfügbaren Kontingente über eine realtime Schnittstelle
- Abbildung rechtlich strikter Vorgaben für Besucherkontingente pro Ausstellung
- Via AD authentifizierte Mitarbeiter:innen erhalten eine übersichtliche Darstellung der zugeteilten zukünftigen Buchungen
- Der Audioguide-Stand erhält eine übersichtliche Darstellung wann welche Gruppen einen Audioguide benötigen, und können diese rechtzeitig reservieren
- Bereits bei der Reservierung werden die Kundendaten erfasst; diese werden über Schnittstellen an das Kassensystem und in weiterer Folge an Dynamics NAV weitergereicht
- Unterschiedlichste Darstellungen mit Filter- und Druckfunktion, Terminsuche, automatische PDF-Erzeugung bestätigter Reservierungen runden die Möglichkeiten ab
Gruppenbuchungen werden individuell nach Kundenwunsch zusammengestellt - diese individuellen Anforderungen werden im System erfasst und an alle beteiligten Personen weitergegeben. Ein Beispiel:
- Aufteilung einer Reisegruppe in mehrere Führungsgruppen
- Pro Führungsgruppe kann ein Guide in der gewünschten Sprache zugeordnet werden
- Die Teilnehmer einer Gruppe haben spezielle Bedürfnisse wie beispielsweise Sehbeeinträchtigungen, Rollstuhlfahrer, u.v.m.
- Echtzeitdatenverarbeitung und aktueller Blick auf die Verfügbarkeit von Buchungsslots als Basis für einen reibungslos funktionierenden Vertrieb
- Schnelle und unkomplizierte Abrechnung der Leistungen durch den automatisierten Datenaustausch mit Kassensystem und Backoffice
- Übersichtliches Interface für alle Stakeholder zur Verwaltung von Reservierungen, Buchungen und Ressourcen
- Automatisierung zeitraubender Routinetätigkeiten: Wegfall manueller Eingaben von Buchungen, automatischer Abgleich verfügbarer Kontingente, Verhinderung doppelter Ressourcennutzung bei der Einteilung von Guides
- Statistische Auswertungen und Analysen
- Agile Weiterentwicklung der Software bei zusätzlichen Anforderungen
